top of page
Good Job
מערכת לניהול פרויקטים
לחברות התקנת שלטי פרסום
רקע מקדים
קניות בסופר, איזו חוויה... יש האוהבים ויש שלא, בכל מקרה כולנו עושים זאת :) שמתם לב לשלטים המפוזרים בסופר? חשבתם פעם איך הם הגיעו לשם? (כנראה שלא.. את מי זה מעניין..) אז הנה קטע שרובנו לא יודעים - בישראל ישנן חברות שמתמחות בהתקנת שלטי פרסום בחנויות וסופרים. חברות אלו מבצעות מאות התקנות ביום של שלטי פרסום, בכל רחבי הארץ. אז תנסו לדמיין איך מנהלים את הסיפור הזה... ותנסו לדמיין את התצורה המבולגנת של זה, כאן מתחיל הסיפור שלנו.
על הפרויקט
שני עובדי חברה להתקנת שילוט בעבר ומתכנתים בהווה, הם שהגו את הרעיון למערכת זו. בזמן שעבדו בחברה, הם חוו תקלות רבות מדי יום.
משום כך, הם חיפשו מערכת שתעזור להם להתייעל ובדקו כיצד חברות נוספות שעוסקות בתחום מתנהלות. הממצא היה - הן כולן עובדות באותו אופן, בעזרת קבצי וורד, אקסל, וואטצאפ ומייל.
בפועל, אי סדר ועבודה ידנית ולא יעילה שמובילה לתקלות ובכך להוצאות מיותרות וחוסר שביעות רצון של העובדים והלקוחות. הם החליטו לפתח מערכת מותאמת לצרכיי חברות אלו.
עבודה ידנית, מסורבלת, עם מגוון כלים (קבצי אקסל, וורד, מייל וואטצצאפ) שגורמת לעומס עבודה אדמיניסטרטיבי, טעויות רבות שגורמות לתסכול מצד העובדים והלקוחות ולהוצאות מיותרות לחברה.
הבעיה העיקרית
יעדים
ייעל עבודה ושיפור התפעול שיוביל לחסכון בהוצאות החברה
3
סנכרון המידע הרלוונטי בין בעלי התפקידים ושמירתו באופן יעיל ונגיש
2
מערכת פשוטה וקלה לתפעול ומותאמת לעבודה בשטח ובמשרד
1
מדדי הצלחה
איך נדע שהצלחנו? בסיום התהליך נרצה לבדוק:
חסכון בהוצאות החברה
על ידי השימוש
במערכת החדשה
3
חסכון בעלויות
השוואת כמות התקלות ועומס עבודה ידני לפני ואחרי השימוש במערכת
2
צמצום תקלות
בדיקת אופן השימוש ושביעות הרצון של
העובדים מהמערכת
שמישות
1
ראיונות
ביצענו ראיונות עם עובדי החברה, המטרות העיקריות היו:
-
רצינו להבין עוד על התחום והחברה בכללי- מה אנחנו לא יודעות שאנחנו לא יודעות?
-
רצינו להבין כיצד נראה יום בחיי עובדי החברה באופן הכי מפורט בכדי להבין את כל הניואנסים הקטנים שיכולים לשפר להם את הפלואו בעבודה.
מחקר שוק
בחנו שני סוגים של מערכות שרלוונטים לפרויקט שלנו:
מערכות לניהול פרויקטים
לא רלוונטי:
-
מתאפיינות ביכולת לייצר הרבה פרויקטים, הרבה משימות.
-
צוות של אנשים שעובדים על משימות יחד/ מגיבים/ מעבירים לאישור.
-
פרויקטים ארוכי טווח.
רלוונטי:
-
דשבורד לניהול פרויקטים
-
מערכת אחורית שמייצרת דוחות
מערכות מובייל לעובדי שטח
לא רלוונטי:
-
פיצ'ר מפה
-
עיצוב מיושן
-
טקסטים וכפתורים קטנים מדי
רלוונטי:
-
ניהול משימות ולו"ז יומי
-
מעקב אחר משימות בתצוגה נוחה וברורה המותאמת לעובדי שטח ולמשימות קצרות
קהל יעד
מנהל תפעול
מאפיינים:
-
עבודה משרדית.
-
הוא המוקד של כל המידע העובר בין כל בעלי התפקידים.
-
צריך להיות זמין למענה עבור עובדי השטח
-
דשבורד שיעזור לו לנהל מעקב ולקבל החלטות וסדרי עדיפויות בכל זמן.
-
יצירת לו"ז יומי, יצירת דוחות ומסמכים.
צרכים:
"אני צריך לנהל את יום העבודה ולענות לתקלות וגם לייצר לו"ז ליום הבא.. לייצר דוחות ללקוחות.. הכל במקביל.
כל שנייה וואטצאפ- אני מקבל מאות ביום כי כל התקנה מדווחת לי שם. זה טירוף.
"בסוף מה אנחנו רוצים... שהלקוחות יהיו מרוצים... וגם העובדים, שעובד לא מרוצה זה מתגלגל לכל העובדים מסביבו ומשפיע על כל האווירה
מתקינים
מאפיינים:
-
עבודה שטח
-
נסיעות מרובות
-
ריבוי משימות "קטנות" ביום
-
מערכת למובייל, לעבודת שטח ונסיעות
-
מערכת שתעזור להם לבצע את העבודה בצורה יעילה, מהירה ופשוטה.
-
צמצום הצורך בתקשורת עם מנהלים.
צרכים:
"יש לי ימי עבודה שלמים שהם רק להשלמת חוסרים ותקלות של יום קודם"
"יכולים להחזיר אותי אחורה שעתיים נסיעה בגלל איזו שלט אחד ששכחו"
"בבוקר יכול לקחת לי שעה רק להבין מה אני צריך לקחת מהמחסן"
תכנון
חזרנו ליום העבודה ותכננו מחדש איך הוא יראה בעזרת המערכת.
ניתן לראות שהעבודה היומיומית של המזכירה הקשורה לתפעול היומיומי התבטלה לגמרי. וכל הכלים שהשתמשו בהם לפני הפכו למערכת אחת.
עץ מסכים
מערכת לדסקטופ- לעובדי המשרד
מערכת למובייל- לעובדי השטח
מסכי מערכת ניהול דסקטופ
מסך ראשי של המנהל מוצגות לו כל המשימות היומיות עם חיווי שמעיד על סטטוס המשימה, עם צוות העובדים על כל משימה ואופציות לפעולות רלוונטיות על כל משימה.
דשבורד מנהל
תצוגת התקדמות הפרויקטים ביחס לדד ליינים. לחברה כמה פרויקטים במקביל, כל פרויקט נמשך כמה ימים בד"כ.
טאב פרויקטים
מסלול יומי לפי עובד
תצוגת המשימות היומיות על פי עובד - למנהל יש צורך לדעת בדיוק באיזה מצב נמצא כל עובד- מבחינת כמות משימות ומיקום גיאוגרפי, כדי לקבל החלטות בזמן אמת, כאשר ישנם שינויים / משימות דחופות במהלך יום העבודה.
פתיחת סניף חדש
מסכי מובייל לעובדי שטח
העובד מתחיל את היום בהעמסת ציוד במחסן - מעמיס את הרכב שלו וממשיך לסניף הראשון. שהוא מגיע הוא נכנס לסניף ברשימה.
מסך הבית ביום עבודה
מסך הבית ביום חופש
Splash screen
שמגיע לסניף, יש לו שוב כפתור ציוד- ציוד נדרש לסניף הספציפי.
ואת רשימת המשימות באותו סניף.
בסיום סניף עליו להחתים את מנהל הסניף.
רשימת משימות בסניף
שהמתקין נכנס למשימה יש לו את כל הפרטים הנדרשים. כפתור מפת הסופר. בסיום משימה עליו להעלות תמונה של השלט שהותקן. אם לא הותקן עליו לדווח על תקלה בשלה לא הותקן. ויש לו כפתור לטלפון של מנהל הסניף - מולו עובדים המתקינים בתוך הסניך עצמו.
משימה
ציוד יומי
מחקר משתמשים
בימים אלו מתבצע מחקר משתמשים, על עובדי חברות אלו.
bottom of page